FAQ: Kalender og booking

Hvor kan jeg se hvem som har avlyst time?
Oversikt over kanselleringer finner du under Bookinger, ikke i kalenderen. Åpne fanen Kanselleringer (/dashboard/bookings/cancellations). Der ser du kansellerte timer, hvem som avlyste (kunde eller klinikk) og årsak. Du kan også bli i Bookinger-listen (/dashboard/bookings) og filtrere på status Kansellert.

Hva er dashboardet i ProClinic?
Dashboardet er systemets hovedside og gir deg som profesjonell bruker fullstendig tilgang til kalenderadministrasjon. Her kan du se alle medarbeidere og ressurser side om side, administrere bookinger, kunder, behandlere og innstillinger, og tilpasse visningen med kompakt eller utvidet layout.

Hvilke visningsalternativer finnes i kalenderen?
Kalenderen støtter dag-, uke- og månedsvisning, samt en tidslinje-visning. Du kan filtrere visningen slik at kun utvalgte ansatte vises, og tilpasse zoomnivå for større eller mer kompakte bokser.

Kan jeg tilpasse fargekodingen i kalenderen?
Ja. Du kan velge om bookingene skal fargekodes etter tjeneste eller etter behandler. Fargekoding etter behandler gir best oversikt i ukesvisningen, mens fargekoding etter tjeneste gir god oversikt over hvilke behandlinger som er booket gjennom dagen. Statusen på en booking (fullført, rebooked) vises via hake-indikatorer – fargen endres ikke automatisk ved utførelse.

Hvordan oppretter jeg en ny booking?
Klikk på ønsket tidspunkt i kalenderen, velg kunde, behandler og behandling, og bekreft. Du kan også gå direkte til kasse fra en ferdig booking uten å måtte taste inn informasjonen på nytt – alt er forhåndsutfylt.

Kan jeg flytte en eksisterende booking?
Ja. Du kan dra og slippe bookinger direkte i kalendervisningen for å flytte dem til et nytt tidspunkt. Du kan også endre lengden på en booking ved å dra i kanten av avtalen. Alternativt kan du velge «Flytt avtale» fra bookingen og velge et nytt tidspunkt.

Hva er forskjellen på å flytte en avtale og å gjøre en rebooking?
Å flytte en avtale endrer tidspunktet for den eksisterende bookingen. Rebooking oppretter en ny booking for kunden basert på den forrige – du finner den aktuelle avtalen i kalenderen, velger «Book på nytt», og drar kopien inn på ønsket tidspunkt. Du kan i samme prosess justere behandlingsinnhold, pris og om det skal sendes bekreftelse til kunden.

Kan jeg rebooke en kunde både før og etter kassen er gjort opp?
Ja. Rebooking kan gjøres når som helst – både før og etter at kunden er sendt til kasse.

Kan jeg se om en kunde er rebooked direkte i kalenderen?
Ja. Systemet viser statusindikatorer direkte på avtalene: én hake betyr at avtalen er fullført, to haker betyr at den er fullført og rebooked.

Kan kunden booke behandlinger direkte fra vår nettside?
Ja. Du kan legge inn et webkomponent på din eksisterende nettside som viser alle behandlinger. Booking åpnes deretter på ProClinic i en ny fane (iframe støttes ikke). Du kan også dele en egen booking-URL i sosiale medier, e-post eller annonser.

Kan kunder booke hos en spesifikk behandler?
Ja. Kunder kan velge en foretrukket behandler etter at de har valgt ønsket behandling.

Kan en kunde booke flere behandlinger i samme bestilling?
Ja. Via den avanserte bookingflyten kan kunden legge til flere behandlinger og oppgraderinger i én og samme booking. Dette gjelder både for booking gjort av administrator i dashboardet og for selvbetjeningsbooking på nettsiden.

Hva er «selvbetjeningsbehandling»?
Selvbetjeningsbehandling er en funksjon for tilfeller der kunden selv betjener et apparat (f.eks. visse kroppsbehandlingsmaskiner). Kunden kan da bruke sine egne timer til dette formålet.

Kan jeg legge inn parallelle behandlinger på samme behandler?
Ja. Du kan legge to eller flere behandlinger ved siden av hverandre i kalenderen for samme behandler – nyttig dersom du starter en behandling som krever ventetid og bruker mellomtiden på en annen kunde. Merk at kunder ikke kan booke seg inn på allerede opptatt tid via nettsiden; kun administrator kan opprette slike parallelle bookinger.

Kan jeg styre hvor langt frem i tid kundene kan forhåndsbooke?
Ja. Under kalenderinnstillingene kan du angi nøyaktig hvor langt frem i tid kundene skal kunne booke time. Du kan også stille inn at kalenderen automatisk åpner en ny dag hver natt, slik at du alltid har åpne kalenderdager tilgjengelig.

Kan jeg kreve at kunder bekrefter bookingen sin?
Ja. Du kan aktivere krav om at kunder bekrefter bookingen via en SMS-engangskode (sekssifret kode). Dette er nyttig dersom klinikken opplever problemer med feilbookinger. Kunder som allerede er innlogget, slipper dette kravet siden identiteten deres allerede er kjent.

Hvilke opplysninger samles inn når en kunde booker?
Ved booking samles det inn fornavn, etternavn og telefonnummer. E-postadresse er valgfritt som standard, men kan konfigureres til å være obligatorisk. Fødselsdato kan skrus på som et krav – dette anbefales særlig dersom klinikken benytter inkassotjenester.

Kan man redigere hvilke timer som skal være åpne for kundene?
Ja. Klinikken styrer selv når kunder kan booke, ved å sette når kalenderne er åpne eller lukket, og når hver medarbeider starter og slutter. Det gjøres på to steder:

Administrator og eier kan gjøre dette. Du trenger ikke gå inn på medarbeiderens profil.

Hvordan redigerer jeg arbeidstider for en behandler?
To steder: kalenderen (/dashboard) i arbeidstidsmodus via klokke-ikonet Rediger arbeidstid til høyre i knapperaden — for hurtigjustering av dager eller uker. Eller siden Arbeidstider (/dashboard/working-hours) for langsiktig plan og automatisering. Arbeidstider redigeres ikke primært under Medarbeidere.

Kan jeg begrense hvilke dager og tidspunkt kalenderen er åpen for online booking?
Ja. Kundene kan bare booke når kalenderen er åpen og medarbeideren (og eventuelt ressursen) har arbeidstid. Juster det i kalenderens arbeidstidsmodus (/dashboard) eller under Arbeidstider (/dashboard/working-hours).

Kan ansatte endre hverandres arbeidstider?
Dette styres av en innstilling i dashboardet. Du kan velge om alle innloggede ansatte skal ha tillatelse til å endre andre ansattes arbeidstider, eller om dette kun skal være forbeholdt administrator.